Entendemos como empresa familiar aquella que principalmente presenta tres características:
a) La propiedad de la empresa está en manos de una única familia o grupo familiar.
b) La familia forma parte de los órganos directivos de la empresa.
c) El objetivo de la empresa es garantizar el relevo familiar para poder continuar con el negocio.
En promedio, solo 10% de las empresas familiares tiene un plan de retiro para su fundador. Considerando que la falta de un plan de sucesión y uno de retiro para el fundador son los elementos que frenan la continuidad que las empresas familiares mexicanas.
Mientras que las empresas de países desarrollados llevan a cabo el proceso de sucesión en un promedio de 3 a 5 años, en México las compañías tardan hasta 20 años, aproximadamente.
La falta de reglas de Gobierno Corporativo en empresas familiares se debe a tres factores: El miedo (del fundador) al tiempo libre, a perder el control de la compañía y (ceder) la toma de decisiones y a no tener seguridad económica garantizada por las siguientes generaciones".
La edad promedio de las empresas familiares más longevas en México es de 20 años, por lo tanto, contar con un gobierno corporativo las hará enfrentar los embates de la economía actual y trascender en el tiempo.
En virtud de lo anterior, y para comenzar recomendamos a las pequeñas y medianas empresas familiares comenzar por crear un Consejo Familiar, cuya función es lograr los acuerdos sobre las reglas familiares y de negocio y tocar temas relacionados con la dirección de la empresa y el patrimonio. Luego de un Consejo Familiar, se debe crear un Protocolo Familiar, y después un Consejo de Administración.
¿Cómo se prevé la continuación de la empresa familiar?
El principal elemento para prever y regular la sucesión de la empresa familiar es mediante la elaboración e implementación de un protocolo familiar, cuyo contenido mínimo es el siguiente:
1.-Historia y valores de la empresa familiar. Lo cual servirá para inspirar y orientar a la familia empresaria cuando se enfrente a una decisión difícil. Asimismo, cumple la nada sencilla función de explicar y recordar a los nuevos miembros de la familia, de dónde vienen y cuál es el cuadro de valores éticos que les ha permitido alcanzar el actual grado de desarrollo empresarial.
2.- Descripción de sociedades del grupo, órganos de administración y estructura societaria. La “foto” actual de las compañías del grupo, para que aquellos familiares menos implicados con la gestión diaria, puedan saber a grandes rasgos cómo se compone el grupo empresarial. También sirve para delimitar con claridad a qué sociedades va a vincular, a través de sus socios y administradores presentes en el Consejo de Familia, el protocolo de familia.
3.- Consejo de Familia. El protocolo de familia crea este importante órgano, encargado de servir de canal de comunicación entre familia y empresa.
Los Consejos de Familia abordan todos los aspectos de la familia que tienen un impacto sobre la empresa o, en otras palabras, trata de aquellos temas vinculados con las relaciones entre los miembros de la familia y el negocio familiar.
Algunos de los aspectos propios del Consejo de Familia son las educación y capacitación de los futuros miembros de la familia que vayan a entrar en el negocio, las normas de entrada y salida, los objetivos y valores de la familia en relación con la empresa, la comunicación y resolución de conflictos, el rol que pueden desempeñar los cónyuges en la empresa familiar, la responsabilidad social de la empresa, la generación del liderazgo familiar, entre otros.
Una empresa familiar necesita un diálogo constante y un alineamiento entre los tres elementos que conforman los tres órganos claves de la empresa familiar: los accionistas, el consejo de administración y la familia. Es así como el Consejo de Familia sirve en primer lugar para dar unidad a este último grupo, a que tenga una sola voz, antes de intentar conversar con los órganos que representan a la empresa.
En segundo lugar, el Consejo de Familia genera compromiso con los valores familiares. Es un instrumento magnífico para educar a los miembros de las generaciones siguientes, de impregnarlos en conjunto de la historia, la cultura, las personas que han formado parte de la empresa. Una de sus funciones más importantes es hacer entender los valores empresariales, así como la importancia del largo plazo, el compromiso financiero, el significado del riesgo, entre otros.
El Consejo de Familia, por su propia definición, persigue ser un órgano que fortalezca los lazos familiares en torno a la empresa a largo plazo. En este sentido, persigue promover la continuidad intergeneracional, más allá de la mera continuidad del negocio. Un consejo de familia eficaz se anticipa a futuras fuentes de conflicto familiar que podrían erosionar a la familia primero y a la empresa después. El consejo debe actuar proactivamente gestionando los cambios que irrevocablemente se dan en toda familia (nuevos roles, familiares que adquieren acciones, otros que salen del negocio, etc.).
El Consejo de Familia por tanto sirve para ayudar a las familias a alcanzar su misión a largo plazo. Es el órgano que gobierna el círculo familiar que debe acompañar al órgano que representa la propiedad (asamblea de accionistas) y a la gestión (consejo de administración y equipo de dirección).
En cuanto a las competencias del Consejo de Familia, quizá las más importantes sean planificar la sucesión y el protocolo familiar (y en etapas más avanzadas, velar por su buen funcionamiento); pero también debe trabajar en temas como la cultura familiar, la política de dividendos de la empresa, la normativa de la venta de acciones y la incorporación de las nuevas generaciones. Además, ejercerá de mediador en los posibles conflictos familiares.
El Consejo de Familia no es un órgano inmutable: su composición y sus prioridades variarán en función de los nuevos miembros que vayan incorporándose a la familia, y del estadio en el que se encuentre la empresa.
Es preciso establecer un programa de reuniones (y cumplirlo). Por lo general, los consejos se reúnen cada tres meses durante los dos primeros años, y pueden reducir luego la frecuencia en función de los asuntos a tratar.
Han de instaurarse responsabilidades claras de liderazgo en el grupo, si bien en ocasiones es aconsejable que el presidente del Consejo no sea el líder familiar, pero ello también depende del número de integrantes del grupo familiar.
Dirigir las reuniones con un estilo familiar pero no excesivamente informal, si puede ser fuera de la empresa y del hogar, incrementará la efectividad de las reuniones del Consejo de familia.
4.- Incorporación de familiares a la empresa. El protocolo de familia debe definir los requisitos y procedimiento que debe regir la incorporación de miembros de la familia a la gestión de la empresa, siendo cuanto menos conveniente distinguir a estos efectos entre:
- Puestos de base,
- Mandos intermedios,
- Cargos Directivos y
- Alta dirección de la compañía.
Es un tema delicado en este orden de ideas, el papel de los cónyuges de los socios o futuros socios.
5.- Postura de la empresa familiar con respecto a la incorporación de socios ajenos a la familia y normas de valoración de acciones o participaciones para socios que deseen entrar o salir en la empresa familiar.
6.- Sucesión en la empresa familiar. Una cuestión crítica en la empresa familiar que el protocolo de familia no puede pasar por alto. Debe establecerse por tanto qué requisitos debe cumplir el sucesor o sucesores en la dirección general y órgano de administración de la empresa; igualmente, debe configurarse el procedimiento de selección y designación, que puede recoger o no la posibilidad de contar con terceros profesionales ajenos a la empresa a tal fin.
7.- Medidas de auxilio o familiares. Es usual que en los protocolos de familia se prevean determinadas medidas económicas para ayudar a los miembros de la familia empresaria, liberalidades o préstamos blandos para cursar estudios relacionados con la empresa familiar, casos de necesidad por cuestiones de salud o apoyo para emprender un nuevo negocio.
8.- Actualización del protocolo de familia. El protocolo es un documento vivo, debe acompañar al devenir y vicisitudes de la empresa, cubrir las necesidades de prevención de conflictos que ésta tenga en cada momento. Por tanto, es fundamental prever su actualización cada cierto tiempo, y además a propuesta del Consejo de Familia, cuando alguna nueva circunstancia realmente significativa así lo aconseje.
Son otras muchas las cuestiones que ha de tratar un protocolo de empresa familiar para que sea efectivo, teniendo las señaladas un enunciativo más no limitativo por lo que se trata de un traje a la medida elaborado para cada empresa en especial y para cada familia en particular. No obstante, lo importante es que cada familia participe activamente en la redacción e implementación de su protocolo, contando con un equipo de profesionales con experiencias para ello, por lo que será un honor acompañarlos y asesorarles en la institucionalización de su empresa.
